e-Studio365 voit le jour : le logiciel de gestion qu'un studio de pilates mérite

Il y a des logiciels qui se font en un week-end. Et puis il y a ceux qui naissent du fait de regarder de près un métier, d'en comprendre chaque recoin et de refuser d'accepter que «ils se débrouilleront avec un tableur». e-Studio365 est de la seconde sorte. Aujourd'hui, après un long chemin, nous voulons vous le présenter.

Un studio, ce n'est pas «que» des cours

À première vue, un studio de pilates ou de yoga semble simple : des gens arrivent, bougent et repartent un peu mieux qu'à leur arrivée. À l'intérieur, pourtant, c'est l'une des petites entreprises les plus exigeantes qui soient. Chaque client attend que vous vous souveniez de sa réservation, que vous sachiez où en est cette blessure, que sa cotisation soit à jour et que le cours d'aujourd'hui soit réussi. Tout à la fois. Chaque jour.

Tout ce qu'un centre doit gérer en même temps

Quand nous nous sommes assis pour tout lister vraiment, la liste n'arrêtait pas de grandir :

• Les réservations, les rattrapages et les listes d'attente, sans surréservation ni malentendus.
• Le suivi de chaque client : objectifs, évolution en cours, blessures et tout ce qu'il ne faut jamais oublier.
• La partie économique qui rend le tout viable : cotisations, frais d'inscription, carnets, séances à l'unité, remises… et des comptes qui tombent juste en fin de mois.
• Les encaissements pour de vrai : prélèvements SEPA, remises bancaires, prélèvements rejetés et impayés.
• L'équipe : moniteurs, horaires, remplacements, congés et les heures réellement convenues.
• L'information que génère chaque cours : présence, incidents et les notes du moniteur.
• L'acquisition : le prospect qui appelle, le cours d'essai et le suivi jusqu'à ce qu'il reste (ou non).
• Et le bloc que personne n'a envie de regarder mais qu'on ne peut ignorer : les obligations légales.

Le volet légal : sans peur mais sans raccourcis

C'est là que beaucoup d'outils génériques font comme s'il n'existait pas. Un studio, aujourd'hui, doit composer avec la facturation électronique et Verifactu, avec la protection des données (RGPD), avec le fait que les fiches de santé sont des données particulièrement sensibles, avec le droit à l'oubli des clients qui partent, avec les consentements et les droits à l'image, et avec des procédures bancaires qui ont leurs propres règles.

Nous ne le disons pas pour effrayer : nous le disons parce que cela peut se faire bien et permettre de dormir tranquille. C'est pourquoi tout cela vit dans e-Studio365 dès le départ, et non comme un correctif de dernière minute.

…et que rien de tout cela ne ressemble à un logiciel technique

Le vrai défi n'était pas de le rendre puissant. C'était de le rendre puissant sans que cela se voie. Qu'un mardi à huit heures du matin, la salle pleine, ouvrir e-Studio365 soit comme ouvrir un cahier bien rangé et non piloter un avion. Nous avons retiré des écrans, masqué la complexité, écrit avec calme et en vous tutoyant. Nous voulions un outil qui vous enlève du travail de la tête, pas qui vous en ajoute.

Où nous en sommes : la phase finale de tests

Aujourd'hui, e-Studio365 entre dans sa phase finale de tests. Le studio qui l'a vu naître travaille déjà avec, pour de vrai, et d'autres centres commencent à le rejoindre. Nous testons avec des données réelles et le quotidien réel, car c'est la seule façon de peaufiner ce qu'aucun cahier des charges ne vous dit.

À l'usage, il est normal que de petits bugs apparaissent. Nous ne le disons pas comme une excuse mais comme une promesse : si vous en trouvez un, nous voulons le savoir et nous le corrigerons vite. Chaque incident de ces semaines rend le produit un peu plus solide pour tout le monde.

Et ce qui vient ensuite

L'étape suivante, c'est de l'ouvrir. e-Studio365 sera un produit commercial très bientôt : un outil pensé pour les studios de pilates —et de yoga— boutique, de deux à huit moniteurs, qui veulent gérer leur centre avec la tête et le cœur sans se noyer dans l'administratif.

Merci pour le chemin

Construire un outil aussi spécialisé, dans un monde qui va à mille à l'heure, a un côté inconfortable : il oblige à comprendre vraiment le métier, pas en surface. Et là, au lieu de nous lasser, nous avons fini par tomber amoureux de ce que font les studios chaque jour.

Nous regardons en arrière et voyons beaucoup de chemin parcouru. Nous regardons le résultat et nous l'embrassons. Et nous regardons devant avec envie, car le meilleur —le voir entre les mains de nombreux studios— ne fait que commencer.