Nace e-Studio365: el software de gestión que un estudio de pilates merece

Hay programas que se hacen en un fin de semana. Y luego está lo que nace de mirar de cerca un oficio, entender cada rincón y no aceptar aquello de «ya se apañarán con una hoja de cálculo». e-Studio365 es de los segundos. Hoy, tras un camino largo, te lo queremos presentar.

Un estudio no es «solo» clases

A primera vista, un estudio de pilates o yoga parece sencillo: gente que viene, se mueve y se va un poco mejor de lo que llegó. Por dentro, sin embargo, es una de las pequeñas empresas con más compromiso que existen. Cada cliente espera que recuerdes su reserva, que sepas cómo va de aquella lesión, que su cuota esté al día y que la clase de hoy salga redonda. Todo a la vez. Cada día.

Todo lo que un centro tiene que resolver a la vez

Cuando nos sentamos a listarlo de verdad, la lista no paraba de crecer:

• Las reservas, las recuperaciones y las listas de espera, sin overbooking ni malentendidos.
• El seguimiento de cada cliente: objetivos, evolución en las clases, lesiones y todo lo que no se debe olvidar nunca.
• La parte económica que hace que todo sea viable: cuotas, matrículas, bonos, sesiones sueltas, descuentos… y que los números cuadren a final de mes.
• Los cobros de verdad: domiciliaciones SEPA, remesas al banco, recibos devueltos y deudas pendientes.
• El equipo: monitores, horarios, sustituciones, vacaciones y las horas realmente acordadas.
• La información que genera cada clase: asistencia, incidencias y las notas del monitor.
• La captación: el cliente potencial que llama, la clase de prueba y el seguimiento hasta que se queda (o no).
• Y el bloque que nadie tiene ganas de mirar pero que no se puede ignorar: las obligaciones legales.

El bloque legal, sin miedo pero sin atajos

Aquí es donde muchos programas genéricos hacen como que no existe. Un estudio, hoy, tiene que convivir con la facturación electrónica y Verifactu, con la protección de datos (RGPD), con el hecho de que las fichas de salud son datos especialmente sensibles, con el derecho al olvido de los clientes que se van, con los consentimientos y los derechos de imagen, y con unos procedimientos bancarios que tienen sus propias reglas.

No lo decimos para asustar a nadie: lo decimos porque se puede hacer bien y dormir tranquilo. Por eso todo esto vive dentro de e-Studio365 desde el principio, no como un parche de última hora.

…y que nada de esto parezca un software técnico

El reto de verdad no era hacerlo potente. Era hacerlo potente y que no lo pareciera. Que un martes a las ocho de la mañana, con la sala llena, abrir e-Studio365 fuera como abrir un cuaderno bien ordenado y no como pilotar un avión. Hemos quitado pantallas, hemos escondido complejidad, hemos escrito de «tú» y con calma. Queríamos una herramienta que te quite trabajo de la cabeza, no que te lo ponga.

Dónde estamos ahora: la fase final de pruebas

Hoy e-Studio365 entra en su fase final de pruebas. El estudio que nos vio nacer ya trabaja con él de verdad y otros centros empiezan a entrar. Probamos con datos reales y con el día a día real, porque es la única manera de pulir lo que ningún documento de requisitos te cuenta.

Con el uso, es normal que aparezcan pequeños errores. No lo decimos como excusa, sino como promesa: si encuentras alguno, lo queremos saber y lo corregiremos rápido. Cada incidencia de estas semanas hace el producto un poco más sólido para todos.

Y qué viene después

El siguiente paso es abrirlo. e-Studio365 será un producto comercial muy pronto: una herramienta pensada para estudios de pilates —y yoga— boutique, de esos de dos a ocho monitores, que quieren llevar su centro con cabeza y corazón sin ahogarse en trabajo administrativo.

Gracias por el camino

Construir una herramienta tan de nicho, en un mundo que va a mil por hora, tiene una parte incómoda: te obliga a entender el oficio de verdad, no de pasada. Y aquí, en lugar de cansarnos, hemos acabado enamorándonos de lo que hacen cada día los estudios.

Miramos atrás y vemos mucho camino hecho. Miramos el resultado y lo abrazamos. Y miramos adelante con ganas, porque lo mejor —verlo en manos de muchos estudios— acaba de empezar.