Neix e-Studio365: el software de gestió que un estudi de pilates es mereix

Hi ha programari que es fa en un cap de setmana. I després hi ha el que neix de mirar de prop un ofici, entendre'n cada racó i no acceptar allò de «ja s'apanyaran amb un full de càlcul». e-Studio365 és d'aquests segons. Avui, després d'un camí llarg, te'l volem presentar.

Un estudi no és «només» classes

A primera vista, un estudi de pilates o ioga sembla senzill: gent que ve, es mou i marxa una mica millor del que va arribar. Per dins, però, és una de les petites empreses amb més compromís que existeixen. Cada client espera que recordis la seva reserva, que sàpigues com va d'aquella lesió, que la seva quota estigui al dia i que la classe d'avui surti rodona. Tot alhora. Cada dia.

Tot el que un centre ha de resoldre alhora

Quan ens vam asseure a llistar-ho de veritat, la llista no parava de créixer:

• Les reserves, les recuperacions i les llistes d'espera, sense overbooking ni malentesos.
• El seguiment de cada client: objectius, evolució a les classes, lesions i tot allò que no s'ha d'oblidar mai.
• La part econòmica que fa que tot plegat sigui viable: quotes, matrícules, bonos, sessions soltes, descomptes… i que els números quadrin a final de mes.
• Els cobraments de debò: domiciliacions SEPA, remeses al banc, rebuts retornats i deutes pendents.
• L'equip: monitors, horaris, substitucions, vacances i les hores realment acordades.
• La informació que genera cada classe: assistència, incidències i les notes del monitor.
• La captació: el client potencial que truca, la classe de prova i el seguiment fins que es queda (o no).
• I el bloc que ningú té ganes de mirar però que no es pot ignorar: les obligacions legals.

El bloc legal, sense por però sense dreceres

Aquí és on molts programes genèrics fan veure que no existeix. Un estudi, avui, ha de conviure amb la facturació electrònica i Verifactu, amb la protecció de dades (RGPD), amb el fet que les fitxes de salut són dades especialment sensibles, amb el dret a l'oblit dels clients que marxen, amb els consentiments i els drets d'imatge, i amb uns procediments bancaris que tenen les seves pròpies regles.

No ho diem per espantar ningú: ho diem perquè es pot fer bé i dormir tranquil. Per això tot això viu dins d'e-Studio365 des del principi, no com un pegat de última hora.

…i que res d'això sembli un software tècnic

El repte de veritat no era fer-ho potent. Era fer-ho potent i que no ho semblés. Que un dimarts a les vuit del matí, amb la sala plena, obrir e-Studio365 fos com obrir un quadern ben endreçat i no com pilotar un avió. Hem tret pantalles, hem amagat complexitat, hem escrit de «tu» i amb calma. Volíem una eina que et tregui feina del cap, no que te'n posi.

On som ara: la fase final de proves

Avui e-Studio365 entra a la seva fase final de proves. L'estudi que ens va veure néixer ja hi treballa de debò i altres centres comencen a entrar-hi. Provem amb dades reals i amb el dia a dia real, perquè és l'única manera de polir allò que cap document de requisits no t'explica.

Amb l'ús, és normal que apareguin petits errors. No ho diem com una excusa, sinó com una promesa: si en trobes algun, el volem saber i el corregirem de pressa. Cada incidència d'aquestes setmanes fa el producte una mica més sòlid per a tothom.

I què ve després

El pas següent és obrir-lo. e-Studio365 serà un producte comercial molt aviat: una eina pensada per a estudis de pilates —i ioga— boutique, d'aquells de dos a vuit monitors, que volen portar el seu centre amb cap i cor sense ofegar-se en feina administrativa.

Gràcies pel camí

Construir una eina tan de nínxol, en un món que va a mil per hora, té una part incòmoda: t'obliga a entendre l'ofici de debò, no de passada. I aquí, en comptes de cansar-nos, ens hem acabat enamorant del que fan cada dia els estudis.

Mirem enrere i veiem molt camí fet. Mirem el resultat i l'abracem. I mirem endavant amb ganes, perquè el millor —veure'l a les mans de molts estudis— tot just comença.